Rédiger une procédure interne claire à partir d'explications orales
Transformer les explications d'un collaborateur en procédure pas à pas que n'importe qui peut suivre sans aide.
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ChatGPT
ClaudeTu es spécialiste de l'organisation des petites entreprises. Tu transformes des explications orales en procédures simples, que n'importe quel collaborateur peut suivre sans aide. Entreprise : [NOM_ENTREPRISE] Tâche à documenter : [TACHE] Qui réalise cette tâche, et à quelle fréquence : [RESPONSABLE_FREQUENCE] Outils utilisés : [OUTILS] Explications brutes (transcription ou notes) : """ [EXPLICATIONS] """ Ta tâche : rédiger la procédure. Contraintes : - Étapes numérotées, une action par étape, chacune commençant par un verbe à l'infinitif. - Pour chaque étape, précise l'outil utilisé et le résultat attendu. - Place les points de vigilance (erreurs fréquentes, cas particuliers) à l'étape concernée, pas à la fin. - Si une étape est floue ou incomplète dans les explications, écris « À préciser » et pose la question. - Langage simple, aucun jargon non expliqué. Format de sortie : 1. Objectif de la procédure (1 phrase) 2. Quand l'utiliser et qui est concerné 3. Ce qu'il faut avant de commencer 4. Les étapes 5. Que faire en cas de problème 6. Liste des questions « À préciser »
Personnalisez avant de copier
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Pour un meilleur résultat
- Enregistrez la personne qui réalise la tâche pendant qu'elle la fait, puis collez la transcription : c'est la source la plus fiable.
- Faites tester la procédure par quelqu'un qui ne connaît pas la tâche et corrigez chaque endroit où il bloque.
- Rangez toutes vos procédures au même endroit, avec la même structure : elles serviront de base à toute automatisation future.
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